POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791
- INTRODUCTION
La présente Politique de protection des renseignements personnels établit les pratiques de L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, LRQ, chapitre P-39.1 et ses règlements d’application.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 a comme responsabilité légale et morale de protéger les renseignements personnels qu’il recueille et détient, et ce quel qu’en soit la provenance ou le support. Ces renseignements peuvent provenir des membres qu’il représente, de son personnel ou de toute personne lui confiant des renseignements personnels. La présente politique vise à encadrer les grands principes, les objectifs et les moyens que se donne L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 pour assumer cette responsabilité.
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Ainsi, sont considérés comme des renseignements personnels le nom, l’adresse postale personnelle, le numéro de téléphone personnel, le numéro d’assurance sociale, les informations financières, le dossier de santé, etc.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 collectes, utilise, communique, partage, stocke et conserve seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exécution de ses fonctions, et ce, en tout temps.
En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de l’application et du respect de la présente politique. À L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791, la fonction de personne responsable de la protection des renseignements personnels est confiée à François Kelly, coordonnateur technique.
- OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La politique de protection des renseignements personnels vise plusieurs objectifs :
- Assurer le respect des statuts et règlements du syndicat et des dispositions légales auxquelles l’organisation doit se conformer;
- Prévoir l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels détenus par L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791, et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements;
- Établir et diffuser des directives, des procédures, des normes et des règles de fonctionnement pour une protection adéquate et rigoureuse des renseignements personnels;
- Identifier et instaurer des mesures de protection des documents et bases de données contenant des renseignements personnels;
- Sensibiliser le personnel à la protection des renseignements personnels;
- Mettre en place un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
- RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉTENUS PAR L’UNION DES OPÉRATEURS DE MACHINERIE LOURDE / LOCAL 791
Renseignements personnels des employées de L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791:
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 collectes et détient des renseignements personnels de son personnel salarié (ex. : informations bancaires, numéro d’assurance sociale, adresse postale, numéro de téléphone, etc.).
Ces renseignements permettent à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 de remplir ses obligations à titre d’employeur.
Renseignements personnels des membres :
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 détient des renseignements personnels de ses membres. D’une part, une série de renseignements personnels sont transmis à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 par l’Employeur, tel que prévu dans les diverses conventions collectives applicables (ex. nom, adresse civique, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’assurance sociale, etc.).
Ces renseignements sont transmis par support informatique et L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 doit veiller au respect de leur caractère confidentiel.
Ces renseignements permettent à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 de remplir ses obligations à titre d’organisation syndicale, le tout en conformité avec les droits et obligations découlant du Code du travail.
Renseignements personnels d’autres personnes
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 collectes et détient aussi des renseignements personnels d’autres personnes.
D’une part, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 collectes des renseignements à partir de son site Internet par l’intermédiaire de parties tierces[1]. Cette collecte de renseignements permet à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 de recueillir des données démographiques à des fins statistiques et de l’information sur les centres d’intérêt des internautes qui visitent son site. Ces informations sont anonymisées et ne peuvent être associées à une personne en particulier.
D’autre part, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 collectes des renseignements personnels de personnes désirant devenir membre de l’organisation et former une association de salariés dans leur milieu de travail respectif.
- CONSENTEMENT
Un renseignement personnel ne peut être utilisé qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli. Si le renseignement personnel doit être utilisé à d’autres fins, la personne concernée doit donner son consentement.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’il détient sur autrui à une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective.
Conformément à ce qui est prévu dans les diverses conventions collectives applicables, les employeurs transmettent à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 une série de renseignements personnels sur ses membres. Comme cette communication participe au respect de l’obligation légale de représentation du syndicat, le consentement des membres n’est pas expressément requis.
- UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
De manière générale, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 prévoit utiliser les renseignements de ses membres afin de remplir sa mission à titre d’organisation syndicale.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 ne peut utiliser ces renseignements qu’à des fins qui sont raisonnablement liées aux fonctions habituelles du syndicat, notamment :
- Diffusion d’information concernant les conditions de travail;
- Défense des droits;
- Convocation à des assemblées syndicales;
- Participation à la vie associative de la grande famille FTQ Construction;
- Divers services-conseils, d’accompagnement ou de référence;
- Précompte des cotisations syndicales;
- Validation du statut de membre d’une personne;
Pour ce qui est des renseignements collectés à partir de son site Internet, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 utilise ces renseignements uniquement afin de recueillir des données démographiques à des fins statistiques et de l’information sur les centres d’intérêt des internautes qui visitent son site.
Au besoin, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 utilise aussi les renseignements personnels de personnes externes à l’organisation, mais qui pourraient agir comme témoin dans le cadre de dossiers de griefs ou autre procédure quasi judiciaire. Cette collecte de renseignement se fait sur une base volontaire de la personne concernée et permet à l’organisation de garantir la défense des droits de ses membres.
- COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sauf exception prévue par la loi, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 ne communique un renseignement personnel que lorsqu’il a obtenu, de la personne concernée, son consentement libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.
Pour réaliser sa mission et servir ses membres, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 communique certains renseignements à des parties tierces. Par exemple :
- Renseignements financiers à une institution financière afin de permettre le versement de fonds (paie, remboursement de dépenses, etc.);
- Renseignements financiers à une autorité gouvernementale afin de permettre l’émission de relevés pour fins d’impôts;
- Renseignements liés à la santé et sécurité au travail (dossier à la CNESST) ;
- Renseignements liés aux bénéfices d’un fonds de grève, d’un régime de retraite ou d’un régime d’assurances collectives, lorsqu’applicable ;
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 peut transférer les renseignements personnels aux tiers fournisseurs de services si cette communication est nécessaire à l’usage initialement prévu, sous condition qu’il ait conclu une entente contractuelle contenant des dispositions appropriées de protection des renseignements personnels.
De plus, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 se réserve le droit de divulguer certains renseignements personnels qui lui sont confiés si elle estime qu’il doit le faire pour se conformer à la loi.
Dans tous les cas de communication et de partage, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 ne communique que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de l’activité ou à la conformité légale.
En aucun cas, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 ne communique ni ne vend les renseignements personnels qu’il détient à des tiers à des fins de prospection commerciale ou philanthropique.
- SÉCURITÉS DES DONNÉES
La sécurité des renseignements personnels est très importante pour l’organisation L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Des mesures ont été mises en place pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
- DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sous réserve des délais de conservation prévus par la Loi, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 détruit les renseignements personnels qu’il détient lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies.
Lorsqu’il détruit les renseignements personnels, L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 peut aussi anonymiser les renseignements personnels dans les cas où il entend les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. Le cas échéant, les renseignements personnels sont anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par la Loi. Un renseignement est anonymisé lorsqu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement la personne concernée.
- GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 a l’obligation de prendre en charge tout incident de confidentialité concernant un renseignement personnel qu’il détient.
Selon la Loi, un incident de confidentialité survient lors de :
- L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 tient à jour un registre des incidents de confidentialité conforme au Règlement sur les incidents de confidentialité et informe la Commission d’accès à l’information de la survenance d’un incident lorsque requis.
- TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne ayant confié des renseignements personnels à L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 peut déposer une plainte lorsqu’elle a des raisons de croire que ses informations ont été traitées de façon inappropriée.
Toute plainte doit être faite par écrit et transmise par courriel au responsable de la protection des renseignements personnels de L’Union des Opérateurs de Machinerie Lourde / Local 791 :
Lorsqu’une plainte est déposée, le processus suivant s’enclenche :
- Accusé de réception et enregistrement de la plainte;
- Enquête et analyse de la situation;
- Décision et retour à la personne plaignante;
- Suivi des actions.
Toute personne peut demander à ce qu’une information confidentielle la concernant soit corrigée lorsqu’une erreur est constatée.
- RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le responsable de la protection des renseignements personnels et de l’application de la présente politique est Monsieur François Kelly, coordonnateur technique.
Il peut être rejoint par téléphone au 514-374-0300 ou par courriel à l’adresse suivante :
[1] Note : Dans les cas des informations collectées à partir d’Internet, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exclut les témoins de connexion (« cookies ») d’un site Internet. Une utilisatrice doit néanmoins pouvoir refuser leur collecte.